Was ist Prozessautomatisierung?

Prozessautomatisierung, oft auch als Business Process Automation (BPA) bezeichnet, bezieht sich auf den Einsatz von Technologie zur Ausführung wiederkehrender Geschäftsaufgaben oder ganzer Arbeitsabläufe, die zuvor von Mitarbeitern manuell durchgeführt wurden. Das Hauptziel besteht darin, die Effizienz zu steigern, Betriebskosten zu senken, die Durchlaufzeiten zu verkürzen, die Genauigkeit zu erhöhen und die Einhaltung von Vorschriften (Compliance) zu verbessern. Es geht darum, menschliche Arbeitskraft von repetitiven, regelbasierten Tätigkeiten zu entlasten und stattdessen für komplexere, wertschöpfendere Aufgaben einzusetzen.

Im Kern analysiert die Prozessautomatisierung bestehende Geschäftsabläufe, identifiziert Engpässe und manuelle Schritte und implementiert dann technologische Lösungen, um diese Schritte zu rationalisieren oder vollständig zu automatisieren. Dies kann von einfachen Aufgaben wie der automatischen Dateneingabe bis hin zur Orchestrierung komplexer Workflows über mehrere Abteilungen und Systeme hinweg reichen. Das Ergebnis ist oft ein schlankerer, schnellerer und zuverlässigerer Geschäftsbetrieb.

Typische Anwendungsbereiche der Prozessautomatisierung

Die Automatisierung eignet sich besonders gut für Prozesse, die stark regelbasiert, repetitiv und volumenintensiv sind und bei denen ein geringes Maß an menschlicher Urteilsfähigkeit erforderlich ist. Beispiele finden sich in praktisch allen Unternehmensbereichen: In der Finanzabteilung können die Rechnungsverarbeitung (Accounts Payable/Receivable), die Erstellung von Finanzberichten oder die Abwicklung von Spesenabrechnungen automatisiert werden. Im Personalwesen (HR) betrifft dies häufig das Onboarding neuer Mitarbeiter, die Verwaltung von Urlaubsanträgen oder Teile der Gehaltsabrechnung.

Im Kundenservice werden oft automatisierte E-Mail-Antworten, Chatbots für Standardanfragen oder die automatische Weiterleitung von Kundenanfragen eingesetzt. Auch in der Logistik und im Supply Chain Management gibt es viele Anwendungen, wie die automatisierte Bestellabwicklung, die Aktualisierung von Lagerbeständen oder die Sendungsverfolgung. Selbst im Marketing und Vertrieb können Aufgaben wie die Lead-Generierung, das E-Mail-Marketing oder die Dateneingabe in CRM-Systeme (Customer Relationship Management) automatisiert werden.

Technologien und Ansätze zur Prozessautomatisierung

Für die Umsetzung der Prozessautomatisierung gibt es verschiedene Technologien und Ansätze. Eine der bekanntesten ist die Robotic Process Automation (RPA). Hierbei imitieren Software-Roboter ("Bots") menschliche Interaktionen mit digitalen Systemen, indem sie beispielsweise auf Ben